Dal PDF al menu settimanale digitale: come il Ristorante Mela ha automatizzato completamente la gestione dei menu

Ogni settimana un nuovo menu settimanale: sette giorni, ognuno con un menu del giorno e un menu vegetariano, più zuppa e dessert. Chi gestisce il piano dei menu di un ristorante sa cosa significa: gli stessi piatti vengono digitati nel sistema di ordinazione, copiati sul sito web e trasferiti nella newsletter. Al Mela, il ristorante nell’Obstgarten di Affoltern am Albis gestito da Senevita AG, tutto questo è finito: oggi la cucina carica un unico documento e al resto pensa l’automazione di Jamatu.

Un ristorante, più gruppi di ospiti, un solo piano dei menu

Il Mela è al tempo stesso ristorante e ristorazione collettiva. Oggi i collaboratori di Senevita, gli apprendisti con un proprio prezzo del menu, il team del Sozialdienst Affoltern am Albis (servizio sociale) e gli ospiti esterni ordinano il pranzo tramite JamOrder, il sistema di ordinazione di Jamatu: il menu digitale si apre in self-service tramite codice QR oppure online per il ritiro. Ogni gruppo ha il proprio menu con i propri prezzi fissi. Il collegamento dei residenti della residenza è già in programma.

Fino a poco tempo fa questo significava che il piano settimanale dei menu della cucina doveva essere trasferito a mano in diversi sistemi. Fino a 14 piatti a settimana con descrizioni, indicazione vegetariana, zuppe e dessert: un lavoro soggetto a errori e dispendioso, settimana dopo settimana.

Fase 1: caricare invece di ridigitare, anche in PDF

Oggi il team del ristorante carica il piano dei menu in un semplice modulo, come file Excel o direttamente in PDF. Il PDF viene letto da un’intelligenza artificiale: riconosce data, piatto, descrizione, variante vegetariana, zuppa e dessert e trasforma tutto in dati strutturati. Una validazione controlla che la settimana sia completa e plausibile, poi un’anteprima mostra tutti i piatti con i prezzi. Un clic su Approva, e non serve altro.

Fase 2: il menu digitale si aggiorna da solo

In background l’automazione crea i piatti nel back office di Jamatu, oppure li riconosce quando torna un classico. Ogni piatto finisce automaticamente nella categoria del giorno della settimana giusto e riceve le opzioni per zuppa e dessert, l’indicazione vegetariana e la disponibilità per il giorno esatto: il menu del martedì si può ordinare solo il martedì. I prezzi fissi per gruppo di ospiti vengono applicati in automatico, per la ristorazione del personale come per gli apprendisti, il servizio sociale e l’offerta da asporto.

Caso speciale servizio sociale: ordini entro le 11, consegna per pranzo

Un caso particolare mostra quanto siano flessibili i menu a orario: per il Sozialdienst Affoltern am Albis Jamatu permette a Senevita AG di offrire un servizio pranzo dedicato dal Mela. I collaboratori del servizio sociale scelgono il menu desiderato in JamOrder tra le 9 e le 11, la cucina prepara su ordinazione e Senevita consegna il pasto in ufficio puntuale per pranzo. Lo rendono possibile le finestre di ordinazione liberamente configurabili per ogni menu: il menu dei collaboratori è aperto dalle 11 alle 13:30, quello del servizio sociale dalle 9 alle 11, ciascuno con piatti e prezzi propri. Così un ristorante diventa un servizio di consegna per clienti aziendali, senza alcun lavoro amministrativo in più.

Fase 3: il sito web si aggiorna la domenica sera

Anche il sito mela-restaurant.ch resta aggiornato senza intervento: ogni domenica sera l’automazione sincronizza il piano dei menu completo e l’offerta del giorno della nuova settimana. Poi la visualizzazione ruota da sola: ogni giorno alle 14 l’offerta del giorno passa al giorno successivo, pianificata in anticipo per tutta la settimana. Online gli ospiti vedono sempre ciò che la cucina propone in quel momento.

Fase 4: newsletter con i piatti forti del menu, automaticamente

Infine il sistema invia la newsletter settimanale nel design del Mela: i piatti forti della settimana, il piatto del lunedì in apertura, un clic per preordinare e ritirare. La lista dei destinatari arriva direttamente dalle iscrizioni sul sito web e per disiscriversi basta un clic. Il team del ristorante di Senevita riceve inoltre un’e-mail di conferma con il menu settimanale pubblicato.

Il risultato: minuti invece di ore

Quello che prima era lavoro manuale sparso su più sistemi oggi è un unico caricamento con anteprima e approvazione. Niente più errori di trascrizione tra piano della cucina, sistema di ordinazione, sito web e newsletter: un’unica fonte, coerente ovunque. Ogni settimana il team guadagna tempo per ciò che conta davvero: gli ospiti.

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