Gutscheine im Restaurant: warum sie in die Kasse gehören und nicht in eine Excel-Tabelle
Gutscheine im Restaurant: am Tresen und online über die eigene Website verkaufen, per Code einlösen und offene Verbindlichkeiten direkt aus der Kasse.
Der 20. Dezember, kurz vor Feierabend. Ein Gast steht an der Theke und fragt, ob es bei euch Gutscheine gibt. Die ehrliche Antwort lautet in vielen Betrieben: eigentlich schon. Dann verschwindet jemand im Büro, sucht die Schachtel mit den vorgedruckten Karten, trägt den Betrag von Hand ein, notiert eine Nummer auf einer Liste und kassiert das Ganze irgendwie über die Kasse. Fünf Minuten für den einfachsten Verkauf des Tages.
Gutscheine sind einer der wenigen Hebel in der Gastronomie, die gleichzeitig Geld in die Kasse bringen und neue Gäste ins Lokal. Trotzdem laufen sie in vielen Betrieben nebenher: auf Papier, in einer Excel-Tabelle oder in einem zweiten System, das mit der Kasse nichts zu tun hat. Dieser Beitrag zeigt, was Gutscheine dem Restaurant bringen, wo die üblichen Lösungen Arbeit machen und wie es aussieht, wenn Verkauf am Tresen, Verkauf über die Website, Einlösung und Buchhaltung an einem Ort passieren.
Gutscheine im Restaurant: was sie dem Betrieb bringen
Das Geld kommt vor der Leistung. Ein verkaufter Gutschein ist Geld, das schon auf dem Konto liegt, während der Wareneinsatz erst Wochen später anfällt. Gerade im Dezember, wenn das Geschäft ohnehin läuft, entsteht so ein Polster für den Januar und den Februar, die in vielen Betrieben die dünnsten Monate des Jahres sind.
Ein Gutschein bringt fast immer neue Gäste. Wer einen Gutschein geschenkt bekommt, war oft noch nie bei euch. Der Schenkende bezahlt, die beschenkte Person kommt, meistens zu zweit und meistens mit der Bereitschaft, sich einen schönen Abend zu machen. Kaum eine andere Massnahme bringt so gezielt Menschen ins Lokal, die euch sonst nicht gefunden hätten.
Die Anlässe liefert der Kalender. Weihnachten, Geburtstage, Muttertag, Hochzeiten, das Abschiedsgeschenk fürs Team einer Firma nebenan. Dazu kommen die eigenen Anlässe: ein Gutschein als Entschuldigung nach einem Abend, der nicht rundlief, oder als Dankeschön für Stammgäste. Für all das braucht es keine Kampagne, sondern nur die Möglichkeit, in dreissig Sekunden einen Gutschein auszustellen, und eine Stelle auf der Website, an der Gäste ihn auch um 23 Uhr noch kaufen können.
Was wir bewusst nicht behaupten: dass beim Einlösen automatisch mehr konsumiert wird, als auf dem Gutschein steht. Das kommt vor, hängt aber stark vom Betrieb und vom Anlass ab. Wer damit rechnet, rechnet mit einem Bonus, nicht mit einer Grundlage.
Warum der Aufwand oft grösser ist als der Verkauf
Der Verkauf selbst ist nie das Problem. Das Problem beginnt danach, und zwar an vier Stellen.
Niemand weiss, was noch offen ist. Ein Gutschein, der im Januar verkauft wurde, kann im November des Folgejahres auf dem Tisch liegen. Wer keine gepflegte Liste führt, kann im Moment der Einlösung nicht prüfen, ob dieser Gutschein echt ist, ob er schon eingelöst wurde und über welchen Betrag er ursprünglich lief.
Teileinlösung ist von Hand kaum sauber zu machen. Der Gutschein lautet auf hundert Franken, konsumiert wurden zweiundsechzig. Auf Papier gibt es dafür zwei übliche Lösungen: Man schreibt den Rest handschriftlich auf die Karte, oder man schenkt ihn her. Beides ist keine Buchhaltung.
Handgeschriebene Karten sind angreifbar. Eine Karte mit einem eingetragenen Betrag lässt sich verlieren, kopieren und ändern. Im Streitfall steht Aussage gegen Aussage, und die Servicekraft an der Theke muss die Entscheidung treffen, mitten im Abendbetrieb.
Ein zweites System kostet doppelt. Eine separate Gutscheinlösung bedeutet eine zusätzliche Gebühr, einen zusätzlichen Login, eine zusätzliche Auswertung und einen Tagesabschluss, der nicht mehr zusammenpasst, weil die Kasse von den Gutscheinen nichts weiss.
Gutscheine gehören dorthin, wo kassiert wird
Der Unterschied liegt nicht in der Idee, sondern im Ort. Ein Gutschein ist Zahlungsmittel und Verbindlichkeit zugleich. Beides gehört in dasselbe System wie die Bestellung, die Rechnung und der Tagesabschluss. Bei Jamatu sind Gutscheine deshalb Teil von JamWaiter und OrderAdmin, kein eigenes Produkt und kein Zusatzmodul.
| Schritt | Getrennt geführt | In der Kasse |
|---|---|---|
| Verkauf | Karte von Hand ausfüllen, Nummer notieren, separat kassieren | am Tresen in JamWaiter, online über die eigene Website oder per Zahlungslink |
| Übergabe | vorgedruckte Karte aus der Schachtel | QR-Code für den Gast, gedruckt oder per E-Mail, online als PDF |
| Einlösen | Betrag von Hand abziehen, Rest auf die Karte schreiben | Code scannen oder eintippen, Teileinlösung möglich, Restguthaben bleibt auf dem Gutschein |
| Übersicht | Liste, sofern jemand sie führt | alle Gutscheine mit Status in OrderAdmin, im Bereich Marketing |
| Korrekturen | durchstreichen und neu schreiben | stornieren, erneut versenden, als Geschenk oder Kulanz ausstellen |
| Offene Verbindlichkeiten | von Hand zusammenzählen | Bericht über die offenen Gutscheine, mit Excel-Export |
| Mehrwertsteuer | manuell auseinanderhalten | beim Verkauf keine Mehrwertsteuer, versteuert wird beim Einlösen |
| Tagesabschluss | Gutscheinverkäufe von Hand aus dem Umsatz nehmen | Gutscheinverkäufe erscheinen ausserhalb des Umsatzes |
| Kosten | zusätzliches System, zusätzliche Gebühr | Teil von JamWaiter und OrderAdmin, kein Aufpreis |
So laufen Gutscheine im Restaurant mit Jamatu
Verkaufen am Tresen. In JamWaiter findest du den Gutscheinverkauf unter Mehr. Du wählst den Betrag, ergänzt auf Wunsch den Namen der beschenkten Person und eine kurze Nachricht und kassierst wie jeden anderen Verkauf, bar, mit Karte oder mit TWINT. Der Gast erhält den Gutschein sofort als QR-Code, auf Wunsch gedruckt oder per E-Mail. Das dauert so lange, wie einen Kaffee auf die Rechnung zu buchen.
Einlösen per Code. Beim Bezahlen scannt der Service den QR-Code oder tippt den Code ein. Ist der Gutschein grösser als die Rechnung, wird nur der benötigte Teil verwendet, das Restguthaben bleibt auf dem Gutschein und steht für den Gast direkt auf dem Beleg. Ist er kleiner, zahlt der Gast den Rest wie gewohnt. Niemand muss rechnen und niemand muss etwas notieren.
So wird ein Gutschein in JamWaiter eingelöst: Code eintippen, Restguthaben bleibt erhalten.
Verwalten und ausstellen in OrderAdmin. Im Bereich Marketing findest du alle Gutscheine mit ihrem Status. Von dort stellst du auch selbst welche aus, als Geschenk oder aus Kulanz, stornierst einen Gutschein, der falsch erfasst wurde, oder verschickst ihn erneut, wenn der Gast die Mail nicht mehr findet.
So stellst du in OrderAdmin einen Gutschein aus, zum Beispiel als Geschenk oder aus Kulanz.
Neu: Gäste kaufen Gutscheine auch online
Der einzige Grund, aus dem Gutscheine bisher an Öffnungszeiten gebunden waren, fällt weg. Dein Betrieb verkauft Gutscheine jetzt auch direkt über die eigene Website, rund um die Uhr und ohne dass jemand an der Theke stehen muss.
Verkauf über die eigene Website. Ein Gast wählt auf deiner Website den Betrag, ergänzt eine persönliche Nachricht und bezahlt über den Zahlungsanbieter deines Betriebs. Den Gutschein erhält er als PDF per E-Mail. Den Einbettungscode für deine Website findest du in OrderAdmin, so wie beim Reservationswidget. Für dich am Tresen ändert sich nichts, denn der Code funktioniert beim Einlösen genau gleich wie bei einem Gutschein, der im Lokal verkauft wurde.
So kauft ein Gast einen Gutschein auf der Website des Betriebs, vom Betrag bis zum PDF.
Verkauf per Zahlungslink. Kommt eine Anfrage per Telefon oder per Mail herein, stellst du den Gutschein aus einem Kontakt in OrderAdmin heraus aus und schickst einen Zahlungslink. Der Gutschein bleibt offen, bis bezahlt ist, dann gehen Code und PDF automatisch an die Empfängerin oder den Empfänger. Auf Wunsch mit Zustelldatum: Der Gutschein zum Geburtstag kommt genau an diesem Morgen an.
Der Teil, der die Buchhaltung angeht
Ein verkaufter, aber nicht eingelöster Gutschein ist eine unangenehme Grösse: Das Geld ist da, die Leistung ist es nicht. Buchhalterisch ist das keine Einnahme, sondern eine Verbindlichkeit, ein Versprechen auf ein Essen, das noch aussteht. Wer das nicht sauber führt, hält einen Teil des Kontostands für Umsatz, obwohl er es noch nicht ist.
Genau dafür gibt es in OrderAdmin den Bericht über die offenen Gutscheine, inklusive Excel-Export für den Treuhänder. Damit steht am Jahresende eine Zahl da statt einer Schätzung aus einer Schublade. Online verkaufte Gutscheine sind darin genauso enthalten wie die vom Tresen.
Bei der Mehrwertsteuer gilt in Jamatu dieselbe Logik: Beim Verkauf des Gutscheins fällt keine Mehrwertsteuer an, versteuert wird beim Einlösen, also dann, wenn die Leistung tatsächlich erbracht wird. Dazu passt, dass Gutscheinverkäufe im Tagesabschluss ausserhalb des Umsatzes erscheinen. Wie du das in deiner Buchhaltung abbildest und wie mit sehr alten, nie eingelösten Gutscheinen umzugehen ist, besprichst du am besten mit deinem Treuhänder. Das System liefert die Zahlen, die Beurteilung bleibt bei ihm.
Was das kostet
Gutscheine sind bei Jamatu kein eigenes Produkt und kein Aufpreis, auch der Verkauf über die Website nicht. Sie sind Teil von JamWaiter und OrderAdmin. JamWaiter kostet CHF 40 pro Monat bei Jahresvorauszahlung, sonst CHF 49, monatlich kündbar und ohne Mindestlaufzeit. Wer bereits mit JamWaiter arbeitet, kann heute Gutscheine verkaufen, ohne etwas dazuzubuchen.
Häufige Fragen
Kann ein Gutschein teilweise eingelöst werden?
Ja. Wird weniger konsumiert, als auf dem Gutschein steht, bleibt das Restguthaben auf dem Gutschein und lässt sich beim nächsten Besuch mit demselben Code einlösen. Ist die Rechnung höher, bezahlt der Gast die Differenz wie gewohnt.
Können Gäste einen Gutschein selbst online kaufen?
Ja. Über ein Widget auf der Website deines Betriebs wählen Gäste den Betrag, ergänzen eine Nachricht und bezahlen über deinen Zahlungsanbieter. Den Gutschein erhalten sie als PDF per E-Mail. Der Code wird an der Kasse genau gleich eingelöst wie bei einem Gutschein vom Tresen.
Wie kommt der Gutscheinverkauf auf meine Website?
In OrderAdmin findest du den Einbettungscode für deine Website, so wie beim Reservationswidget. Der Code wird einmal auf der Seite eingefügt, danach läuft der Verkauf von selbst.
Was passiert, wenn ein Gast seinen Code verloren hat?
In OrderAdmin siehst du im Bereich Marketing alle Gutscheine mit ihrem Status und kannst einen Gutschein erneut versenden. Dazu brauchst du einen Anhaltspunkt, etwa den Namen oder die Mailadresse aus dem Verkauf.
Verfallen Gutscheine irgendwann?
In der Übersicht siehst du zu jedem Gutschein den Status und das Restguthaben, auch bei alten Gutscheinen. Ob und wann ein Gutschein bei dir verfällt, ist eine Frage deiner eigenen Bedingungen und der rechtlichen Lage, nicht eine Frage der Kasse. Kläre das mit deinem Treuhänder, bevor du es gegenüber Gästen kommunizierst.
Wie ist das mit der Mehrwertsteuer?
Beim Verkauf des Gutscheins fällt keine Mehrwertsteuer an, versteuert wird beim Einlösen. Deshalb erscheinen Gutscheinverkäufe im Tagesabschluss auch ausserhalb des Umsatzes. Für die konkrete Verbuchung in deinem Abschluss ist dein Treuhänder die richtige Adresse.
Wie sehe ich, wie viel an Gutscheinen noch offen ist?
Über den Bericht zu den offenen Gutscheinen in OrderAdmin, inklusive Excel-Export. Er zeigt, welcher Betrag verkauft, aber noch nicht eingelöst wurde, also die Summe, die als Verbindlichkeit im Betrieb steht.