Kassensystem für Bar, Club und Café: Worauf es ankommt

Ein gutes Kassensystem für eine Bar oder ein Café ist schnell an der Theke, lässt sich mobil im Gedränge bedienen und verlangt keine Fixgebühr pro Bon. Denn wo viele kleine Beträge über die Theke gehen, entscheiden nicht die grossen Posten über die Kosten, sondern die Gebühr, die bei jedem Kaffee und jedem Bier mitläuft.

Dieser Ratgeber geht die Fragen durch, die sich Barbetreiber und Cafébetreiberinnen beim Kassensystem stellen, und endet mit einer Checkliste, mit der du jede Offerte prüfen kannst.

Warum die Bar anders rechnet als das Restaurant

Im Restaurant liegt der durchschnittliche Bon oft bei einem Abendessen für zwei. In der Bar und im Café sind es ein Espresso, ein Gipfeli, ein Bier, ein Drink. Der Umsatz entsteht über die Menge, nicht über den einzelnen Betrag.

Für die Wahl des Kassensystems hat das eine Folge, die in vielen Vergleichen untergeht: Kosten, die pro Zahlung anfallen, wiegen bei kleinen Bons viel schwerer als bei grossen.

Die Fixgebühr pro Bon

Viele Zahlungsanbieter verlangen neben dem Prozentsatz eine feste Gebühr pro Transaktion, zum Beispiel zehn Rappen. Ein Rechenbeispiel mit dieser Annahme:

Bon	Fixgebühr	Anteil am Bon
CHF 40 (Abendessen)	CHF 0.10	rund 0.25 %
CHF 12 (Drink oder Kaffee mit Gebäck)	CHF 0.10	rund 0.83 %

Dieselben zehn Rappen kosten dich an der Bar also mehr als dreimal so viel wie im Restaurant, gemessen am Umsatz. Und sie kommen zum Prozentsatz dazu. Wer ein Kassensystem für die Bar sucht, sollte deshalb zuerst fragen: Gibt es eine Fixgebühr pro Bon, und wenn ja, wie hoch ist sie?

Tempo an der Theke und offene Tische

Freitagabend, drei Reihen vor der Theke: Jede Sekunde pro Bestellung kostet Umsatz. Ein Kassensystem für die Bar muss deshalb ein paar Dinge ohne Umwege können:

• Artikel mit einem Tipp erfassen, die Getränke so gruppiert, wie dein Team sie im Kopf hat.
• Offene Tische führen, damit die Gruppe in der Ecke den ganzen Abend bestellen und am Schluss gesammelt oder einzeln zahlen kann.
• Rechnungen splitten, ohne dass jemand im Kopf rechnet.
• Bestellungen an Bar und Küche schicken, wenn es neben Drinks auch Snacks gibt.

Im Café kommt der Wechsel zwischen Theke und Tischen dazu: Die einen holen sich den Cappuccino zum Mitnehmen, die anderen sitzen eine Stunde auf der Terrasse.

Mobil kassieren im Gedränge

In einem vollen Club kommt das Personal nicht jedes Mal zur Kasse zurück. Bestellen und Bezahlen am selben Gerät spart die meisten Wege. Dafür gibt es zwei Bauformen:

• Ein kleines Handterminal für den Service im Raum, das Bestellung und Kartenzahlung in einem Gerät erledigt.
• Ein Terminal mit eingebautem Drucker für Theke, Fenster oder Ausgabe, wenn der Gast einen Beleg will oder der Bon gleich mitgehen soll.

Wichtig für Bars in Kellern und Clubs: Prüfe, wie das Gerät mit dem Netz verbunden ist. Ein Terminal mit SIM-Karte und 4G hängt nicht am WLAN der Bar.

Trinkgeld, Kassenschublade und Kassenbuch

In der Bar fliesst mehr Bargeld als in vielen Restaurants, und Trinkgeld kommt bar und per Karte. Zwei Fragen solltest du deshalb klären:

• Wie wird Kartentrinkgeld verbucht? Es muss am Ende der Schicht nachvollziehbar beim Team ankommen.
• Wie wird Bargeld kontrolliert? Eine Kassenschublade, die sich bei Barzahlung selbst öffnet, und ein Kassenbuch, in dem jede Einlage, Entnahme und Öffnung festgehalten ist, ersparen dir am Abend die Suche nach Differenzen.

Mehr dazu im Ratgeber Kassenbuch führen im Restaurant.

Gutscheine verkaufen

Für Cafés und Bars sind Gutscheine ein unterschätztes Geschäft, vor allem vor Weihnachten. Ein Kassensystem sollte Gutscheine an der Theke verkaufen und per Code wieder einlösen können, auch in Teilbeträgen. Steuerlich gilt: Beim Verkauf fällt keine Mehrwertsteuer an, versteuert wird beim Einlösen.

Selbstbestellung per QR-Code für die Terrasse

Auf einer Café-Terrasse wartet der Gast oft länger auf die Bestellung als auf den Kaffee. Mit einem QR-Code am Tisch bestellt und bezahlt er selbst am eigenen Handy, das Team bringt nur noch. Das entlastet an genau den Tagen, an denen draussen alle Plätze besetzt sind.

Checkliste: Kassensystem für Bar und Café

Frage an den Anbieter	Warum sie zählt
Gibt es eine Fixgebühr pro Bon?	Bei kleinen Bons der grösste versteckte Kostenblock.
Wird pro Gerät oder pro Betrieb abgerechnet?	Theke, Terrasse und Service im Raum sind schnell drei Geräte.
Muss ich das Zahlterminal kaufen oder mieten?	Terminalmiete ist über die Laufzeit oft der grösste Fixposten.
Gibt es eine Mindestlaufzeit?	Für Saisonbetriebe und neue Bars ein echtes Risiko.
Bestellen und Bezahlen am selben Gerät?	Spart Wege im Gedränge.
Wie ist das Terminal verbunden?	Ein Gerät mit SIM-Karte hängt nicht am WLAN im Keller.
Offene Tische und Rechnungen splitten?	Gruppen bestellen den ganzen Abend.
Kassenschublade und Kassenbuch?	Bargeld nachvollziehbar statt geschätzt.
Gutscheine verkaufen und einlösen?	Zusatzumsatz ohne zusätzliches Werkzeug.
Selbstbestellung per QR-Code?	Entlastet Terrasse und Stosszeiten.

Wie Jamatu das löst

JamWaiter ist das Kassensystem von Jamatu für Service und Theke. Es läuft auf Smartphones und Tablets, die du schon hast, und als App auf dem JamTerminal. Abgerechnet wird ein Abo pro Betrieb, nicht pro Gerät: Tablets und Handys mit JamWaiter sind in beliebiger Zahl enthalten.

• Keine Fixgebühr pro Bon. Die Kartengebühren richten sich nach Zahlungsmittel und Volumen und stehen in der Offerte. Genau das macht bei kleinen Bons den Unterschied.
• Zahlterminals kostenlos. Kein Kauf, keine Monatsmiete, in der Regel bis zu zwei Geräte je Betrieb, bei mindestens sechs Monaten Nutzung. Das N6 Pro ist klein und leicht für den Service im Raum, das N86 Pro hat einen eingebauten Drucker und auf Wunsch ein Kundendisplay für die Theke. Beide haben eine SIM-Karte und laufen über 4G.
• Ohne Mindestlaufzeit. Das Abo ist jederzeit auf Monatsende kündbar. Du wählst zwischen ab CHF 35 im Monat mit tieferen Gebühren oder CHF 0 im Monat mit etwas mehr pro Zahlung.
• Kassenbuch und Kassenschublade ohne Aufpreis, Gutscheine an der Theke und online.
• Selbstbestellung per QR-Code mit JamOrder, ohne Lizenz- oder Monatsgebühr.

Ein Beispiel aus dem Nachtleben: Der Club Kasheme in Zürich kommt mit Jamatu auf rund 21 Prozent tiefere Gesamtkosten im Vergleich mit Lightspeed und Worldline. Der Vorteil entsteht dort nicht aus einem einzelnen Prozentsatz, sondern aus kostenlosen Terminals, dem Abo pro Betrieb und dem Wegfall der Fixgebühr pro Bon.

Mehr zu den Einsatzarten unter Lösungen für Bars und Lösungen für Cafés. Wer verschiedene Anbieter nebeneinanderlegen will, findet die Kriterien im Vergleich der Kassensysteme in der Schweiz.

Häufige Fragen

Welches Kassensystem passt zu einer kleinen Bar?

Eines mit tiefen Fixkosten: Abo pro Betrieb statt pro Gerät, kein gemietetes Terminal, keine Mindestlaufzeit und keine Fixgebühr pro Bon. Bei kleinem Umsatz und kleinen Beträgen entscheiden genau diese Posten über die Rechnung.

Warum ist die Fixgebühr pro Transaktion in der Bar so wichtig?

Weil sie unabhängig vom Betrag anfällt. Zehn Rappen sind bei einem Bon von CHF 40 rund 0.25 Prozent, bei CHF 12 schon 0.83 Prozent. Je kleiner der durchschnittliche Bon, desto stärker schlägt sie durch.

Was passiert, wenn im Club das Netz schlecht ist?

Jamatu hat keinen Offlinebetrieb, setzt aber auf Verbindung: Die JamTerminals und die meisten Smartphones haben eine SIM-Karte und laufen über 4G, unabhängig vom WLAN. Kartenzahlung und TWINT brauchen ohnehin eine Verbindung. Nach einem Unterbruch geht nichts verloren.

Kann ich offene Tische führen und die Rechnung am Schluss teilen?

Ja. JamWaiter führt offene Tische, die Gruppe bestellt den ganzen Abend weiter, und am Ende zahlt sie gesammelt oder die Rechnung wird aufgeteilt.

Lohnt sich ein Kassensystem ohne Mindestlaufzeit für ein Saisoncafé?

Ja, gerade dort. JamWaiter ist auf Monatsende kündbar, du zahlst also nur die Monate, in denen geöffnet ist. Bei der Rückkehr bleiben Speisekarte, Artikel und Einstellungen erhalten.