Kassenbuch führen im Restaurant: Die Schublade bucht jetzt mit

Feierabend. Die Schublade wird gezählt, und es fehlen 20 Franken. Hat jemand Wechselgeld geholt? Den Bäcker bar bezahlt? Das Trinkgeld zu früh ausbezahlt? Der Zettel unter dem Münzfach weiss es nicht, und die Kollegin, die es wissen könnte, ist schon zu Hause.

Bargeld ist schnell bewegt und schwer nachzuvollziehen. Genau dafür gibt es jetzt das Kassenbuch in JamWaiter und OrderAdmin, und die Kassenschublade, die sich bei jeder Barzahlung von selbst öffnet.

Kurz gesagt: Jede Einlage, jede Entnahme, das Bargeld aus dem Verkauf und jede Öffnung der Schublade stehen im Kassenbuch, fortlaufend nummeriert und mit dem Namen der Person, die gebucht hat. Oben steht jederzeit der Soll-Bestand, also wie viel Bargeld drin sein sollte.

Warum ein Kassenbuch führen sich im Gastrobetrieb lohnt

In einer Schicht geht die Schublade nicht nur für Gäste auf. Wechselgeld kommt hinein, der Lieferant wird bar bezahlt, jemand bringt Geld zur Bank, das Kartentrinkgeld wird ausbezahlt. Jede dieser Bewegungen ist harmlos. Zusammen sind sie der Grund, warum am Abend die Zahl in der Schublade selten auf Anhieb zur Zahl im Kopf passt.

Ein Kassenbuch führen heisst deshalb vor allem: jede Bewegung dann festhalten, wenn sie passiert, und nicht am Abend aus dem Gedächtnis rekonstruieren. Das schützt das Team vor Verdacht, spart die Suche nach Differenzen und macht die Bargeldbewegungen für die Treuhand nachvollziehbar. Bisher hiess das Heft, Excel-Liste oder Zettel. Ab jetzt bucht die Kasse mit.

Im Video: Barzahlung, Schublade auf

Knapp 40 Sekunden: Barzahlung am Tisch, die echte Schublade am Epson-Bondrucker geht auf, dasselbe im Thekenverkauf, danach das Kassenbuch in JamWaiter mit einer Öffnung ohne Betrag. Das Video läuft ohne Ton.

Die Kassenschublade öffnet sich von selbst

Im Modell «Kassenschublade» geht die Schublade bei jeder Barzahlung auf, egal ob am Tisch oder im Thekenverkauf. Du wählst Bar, tippst den erhaltenen Betrag an, siehst das Rückgeld und schliesst die Zahlung ab. Die Schublade öffnet sich, und die Einnahme ist automatisch im Kassenbuch gebucht. Pro Schicht fasst das Kassenbuch die Bareinnahmen in einer Buchung zusammen, erkennbar am Kennzeichen «auto».

Das Bar-Trinkgeld bleibt beim Kellner und kommt nicht in die Schublade, gebucht wird deshalb nur die Zahlung ohne Trinkgeld. Das Kartentrinkgeld nimmst du beim Schichtabschluss direkt aus der Schublade, im Schichtbericht steht es als «Trinkgeld aus Schublade». Die Einzelheiten stehen in der Hilfe unter Schichtabschluss: Trinkgeld und Bargeld.

Und wenn der Drucker gerade nicht erreichbar ist? Dann bleibt die Schublade zu, aber die Zahlung scheitert nie am Kassenbuch. Gebucht wird trotzdem, und die Buchung trägt das Kennzeichen «Öffnen fehlgeschlagen». So weiss am Abend jeder, warum die Schublade an dieser Stelle von Hand aufging.

Einlage, Entnahme oder nur öffnen

Wechselgeld eingelegt oder den Bäcker bezahlt? In JamWaiter unter Mehr › Kassenbuch tippst du auf Einlage oder Entnahme, gibst den Betrag ein und wählst einen Grund. Auf dem grossen Tablet steht das Formular «Bargeld buchen» gleich rechts neben der Liste. Wie das Schritt für Schritt geht, zeigt die Hilfeseite Einlage oder Entnahme buchen.

Die Gründe sind schon vorbereitet, du musst nichts erfinden:

Art	Vorbereitete Gründe
Einlage	Wechselgeld, Bankbezug
Entnahme	Einkauf, Lieferant, Bankeinzahlung, Trinkgeld, Wechselgeld Kellner
Nur öffnen	Wechselgeld tauschen, Kontrolle, Falsch bedient, Beleg einlegen

Nur öffnen ist der unterschätzte Teil. Die Schublade geht auf, ohne dass sich der Bestand ändert, aber mit Grund und Namen im Kassenbuch. Wer zwei Zwanziger in einen Fünfziger tauscht, muss sich am Abend also nicht rechtfertigen. Es steht ja da.

Nichts wird gelöscht, nur storniert

Jede Buchung bekommt eine fortlaufende Nummer und den Namen der Person, die gebucht hat. Ändern oder löschen lässt sich eine Buchung nicht. Ist sie falsch, stornierst du sie in OrderAdmin, das Original bleibt durchgestrichen sichtbar, und du buchst neu. So bleibt jede Korrektur nachvollziehbar, für dich und für deine Treuhand.

Stornieren dürfen nur Inhaber und Manager. Wer sonst buchen oder die Schublade öffnen darf, regelst du über die Rollen deines Teams in OrderAdmin. Das ist kein Misstrauen, sondern das Gegenteil: Wenn jede Bewegung ihren Namen trägt, muss niemand mehr raten, wer am Abend die 20 Franken hatte.

Kassenschublade oder Portemonnaie

Nicht jeder Betrieb arbeitet mit einer Schublade. In vielen Restaurants trägt der Service das Bargeld im Portemonnaie bis Schichtende. Deshalb wählst du in OrderAdmin ein Bargeld-Modell für den ganzen Betrieb:

Modell	So läuft es	Für wen
Aus	Nichts wird gebucht, das Kassenbuch erscheint nicht in JamWaiter	Betriebe ohne Bargeld oder ohne Bedarf
Kassenschublade	Schublade am Epson-Bondrucker öffnet bei jeder Barzahlung, Bareinnahmen automatisch gebucht	Theke, Bar, Café, Thekenverkauf
Portemonnaie	Service behält das Bargeld bis Schichtende und bestätigt dann die Bargeld-Abgabe in die Betriebskasse	Tischservice mit eigenem Portemonnaie

Im Modell «Portemonnaie» zählt der Kellner nach dem Schichtabschluss, gibt das Bargeld in die Betriebskasse ab, und jemand mit Buchungsrecht bestätigt den Betrag in JamWaiter. Weicht er vom Soll ab, braucht die Differenz einen Grund. Alles startet auf «Aus», das Kassenbuch ist freiwillig.

Kassenbuch führen mit JamWaiter: so richtest du es ein

Für das Modell «Kassenschublade» brauchst du einen Epson-Bondrucker, der über die Epson Cloud mit OrderAdmin verbunden ist, und eine Schublade am DK-Anschluss des Druckers. Sunmi- und Star-Drucker unterstützen keine Kassenschublade, bei ihnen erscheint der Schalter gar nicht. Eine Schublade mit Sensor meldet zusätzlich, ob sie offen oder zu ist.

Drei Schritte: In OrderAdmin unter Druckerverwaltung beim Epson-Bondrucker «Kassenschublade angeschlossen» einschalten. Mit «Schublade testen» prüfen, ob sie aufgeht, das Ergebnis steht direkt auf der Karte. Dann unter Finanzen › Kassenbuch › Einstellungen das Bargeld-Modell wählen. Die Hilfeseiten Anschliessen und testen und Kassenbuch einrichten führen durch jeden Klick.

Einen Hinweis zur Ehrlichkeit: Barrückerstattungen, Stornos von Zahlungen und der Wechsel der Zahlungsart bucht das Kassenbuch noch nicht automatisch, dafür buchst du eine Entnahme. Und der Knopf «Zählen» ist in JamWaiter schon zu sehen, der Kassensturz folgt aber erst in einer nächsten Version.

Mehr zu JamWaiter

Häufige Fragen

Öffnet sich die Kassenschublade bei jeder Barzahlung?

Ja, im Modell «Kassenschublade» bei jeder Barzahlung, am Tisch und im Thekenverkauf. Jede Öffnung wird gezählt, die Bareinnahmen fasst das Kassenbuch pro Schicht in einer Buchung zusammen.

Welche Kassenschublade funktioniert mit JamWaiter?

Eine Schublade am DK-Anschluss eines Epson-Bondruckers, der über die Epson Cloud mit OrderAdmin verbunden ist. Sunmi- und Star-Drucker unterstützen keine Kassenschublade. Eine Schublade mit Sensor meldet zusätzlich, ob sie offen oder zu ist.

Kann ich eine falsche Buchung löschen?

Nein. Buchungen werden nie gelöscht oder geändert. Inhaber und Manager stornieren sie in OrderAdmin, das Original bleibt sichtbar, danach buchst du neu.

Was passiert, wenn der Drucker offline ist?

Die Schublade öffnet dann nicht, die Zahlung geht aber trotzdem durch und wird gebucht. Die Buchung trägt das Kennzeichen «Öffnen fehlgeschlagen».

Kommt das Trinkgeld ins Kassenbuch?

Das Bar-Trinkgeld bleibt beim Kellner und wird nicht gebucht. Das Kartentrinkgeld nimmt der Kellner im Modell «Kassenschublade» beim Schichtabschluss aus der Schublade, das steht als Trinkgeld im Kassenbuch.

Brauche ich eine Kassenschublade, um ein Kassenbuch zu führen?

Nein. Im Modell «Portemonnaie» trägt der Service das Bargeld bis Schichtende und gibt es dann in die Betriebskasse ab. Auch dort stehen Einlagen, Entnahmen und Abgaben im Kassenbuch.