Kassensystem wechseln im Restaurant: Ablauf, Kündigung, Daten

Ein Kassensystem zu wechseln dauert in einem Restaurant meist zwei bis vier Wochen: Verträge prüfen und kündigen, alte Daten sichern, Speisekarte und Drucker im neuen System einrichten, Team einarbeiten, dann an einem ruhigen Tag umstellen. Wer die Reihenfolge einhält, wechselt ohne einen einzigen Abend ohne Kasse.

Dieser Ratgeber zeigt die Schritte, die Stolpersteine in den Verträgen und einen Wochenplan, den du direkt übernehmen kannst.

Wann sich ein Wechsel lohnt

Die meisten Betriebe wechseln nicht aus Lust auf Neues, sondern weil etwas drückt. Typische Auslöser:

• Die Fixkosten passen nicht mehr zum Umsatz: Lizenzen pro Gerät, gemietete Terminals, Grundgebühren, die auch im ruhigen Monat anfallen.
• Es fehlen Funktionen, die Gäste heute erwarten, etwa Bestellen per QR-Code am Tisch, Abholung und Lieferung oder Rechnungen pro Gast splitten.
• Die Kasse ist an ein Gerät gebunden, der Service läuft aber am Tisch, auf der Terrasse oder an einem zweiten Standort.
• Ein Vertrag läuft aus, und der Anbieter verlangt für die Verlängerung eine neue Mindestlaufzeit.

Bevor du entscheidest, lohnt sich eine nüchterne Rechnung über drei Jahre. Wie das geht, steht im Beitrag Kassensystem Kosten berechnen. Welche Kriterien neben dem Preis zählen, zeigt der Vergleich der Kassensysteme in der Schweiz.

Verträge prüfen, bevor du das Kassensystem wechselst

Der häufigste Fehler beim Kassensystem wechseln ist eine Kündigung, die zu spät oder nur halb ankommt. Kasse und Zahlung sind oft zwei getrennte Verträge, manchmal mit zwei verschiedenen Firmen. Lege deshalb alles nebeneinander:

• Kassensoftware: Kündigungsfrist, Ende der Laufzeit, automatische Verlängerung.
• Zahlungsabwicklung: eigener Vertrag mit eigener Frist, oft beim Zahlungsanbieter statt beim Kassenanbieter.
• Terminalmiete: Hier steckt häufig die längste Mindestlaufzeit. Wer mitten in der Laufzeit aussteigt, zahlt die restlichen Monate trotzdem.
• Hardware im Eigentum: Was gekauft ist, gehört dir. Kläre, ob das neue System die Geräte weiter nutzen kann.

Notiere für jeden Vertrag das früheste Datum, an dem du ohne Zusatzkosten raus kannst. Dieses Datum bestimmt deinen Zeitplan, nicht der Wunsch nach einem schnellen Start.

Daten sichern und aufbewahren

Geschäftsbücher und Buchungsbelege musst du in der Schweiz zehn Jahre aufbewahren (Art. 958f OR). Dazu gehören auch Tagesabschlüsse und Umsatzdaten aus der Kasse. Mit dem Wechsel endet oft der Zugang zum alten System, deshalb gilt: vor der Kündigung exportieren.

• Tagesabschlüsse und Umsatzberichte für alle Jahre, als PDF oder Tabelle.
• Belege und Rechnungen, soweit das alte System sie speichert.
• Artikelliste mit Preisen, Warengruppen und Mehrwertsteuersätzen.
• Kundendaten und Gutscheine mit offenem Guthaben, falls vorhanden.

Lege die Exporte an einem Ort ab, der nicht vom alten Anbieter abhängt, und gib deiner Treuhand Bescheid, ab welchem Datum die Zahlen aus dem neuen System kommen.

Speisekarte übernehmen

Die Speisekarte von Hand neu zu erfassen, kostet Zeit und erzeugt Tippfehler bei Preisen. Besser ist der Export aus dem alten System als Tabelle. In OrderAdmin, dem Backoffice von Jamatu, lassen sich Produkte über einen Sammelimport per Excel hochladen. Danach prüfst du Varianten, Extras, Allergene und die Zuordnung zu Küche und Bar.

Nutze den Moment für einen Blick auf die Karte selbst: Artikel, die seit Monaten niemand bestellt, musst du nicht mitnehmen.

Drucker prüfen

Bondrucker sind beim Wechsel die häufigste Überraschung. Nicht jedes Kassensystem spricht mit jedem Drucker. Jamatu unterstützt Cloud-Drucker von Epson (Server Direct Print, zum Beispiel TM-m30III oder TM-T88VII) und von Sunmi (Cloud Printer). Bluetooth-Drucker gehen nicht, weil Bestellungen aus mehreren Kanälen kommen, vom Service am Tisch, aus der QR-Bestellung und von der Theke, und unabhängig vom Gerät des Personals beim Drucker ankommen müssen.

Schreib deshalb vor jeder Offerte die Modelle deiner vorhandenen Drucker auf. Details stehen unter Drucker.

Team einarbeiten

Eine neue Kasse scheitert selten an der Technik, sondern an einem Freitagabend, an dem niemand weiss, wo der Split-Knopf ist. Plane zwei kurze Einheiten:

• Eine erste Runde mit allen, die kassieren: Bestellung aufnehmen, an die Küche senden, Rechnung splitten, bezahlen.
• Eine zweite Runde nach ein paar Tagen Probebetrieb, mit den Fragen, die im Alltag aufgetaucht sind.

Bestimme eine Person im Team, die das System am besten kennt und die erste Anlaufstelle ist.

Der richtige Zeitpunkt

Stelle in einer ruhigen Woche um, nicht vor Weihnachten oder an einem Festwochenende. Für Saisonbetriebe ist der Saisonstart ideal: Das Team ist ohnehin in der Einarbeitung, und die Karte wird meist neu gemacht. Den eigentlichen Umstellungstag legst du auf einen Ruhetag oder einen schwachen Wochentag.

Ablauf als Wochenplan

Woche	Was du erledigst	Ergebnis
Woche 1	Verträge sammeln, Fristen notieren, Offerten einholen, Druckermodelle aufschreiben	Klarer Zeitplan und Entscheid
Woche 2	Daten aus dem alten System exportieren, Speisekarte als Tabelle vorbereiten, kündigen	Daten gesichert, Kündigung bestätigt
Woche 3	Neues System einrichten, Karte importieren, Drucker verbinden, erste Schulung	System läuft im Probebetrieb
Woche 4	Umstellung an einem ruhigen Tag, zweite Schulung, altes System nur noch für den Export	Normalbetrieb mit neuer Kasse

Wenn eine Mindestlaufzeit länger läuft, verschiebt sich nur Woche 4. Alles andere kannst du vorbereiten.

Wie Jamatu das löst

Wir haben die Hürden beim Kassensystem wechseln bewusst klein gehalten, in beide Richtungen:

• Monatlich kündbar, ohne Mindestlaufzeit. Das JamWaiter-Abo läuft online und lässt sich jederzeit auf Monatsende kündigen. Die aktuellen Modelle stehen unter Preise.
• Daten bleiben erhalten. Wer kündigt und später zurückkommt, findet Speisekarte, Artikel und Einstellungen wieder vor.
• Terminals kostenlos ab sechs Monaten Nutzung. Kein Kauf und keine Monatsmiete. Die sechs Monate sollen verhindern, dass Terminals bestellt und gleich wieder zurückgeschickt werden. Bei Saisonbetrieben sind wir kulant: Nach der Saison nehmen wir die Terminals zurück oder übertragen sie auf einen anderen Betrieb derselben Gruppe.
• Vor Ort und rund um die Uhr. Jamatu sitzt im Kanton Zürich, richtet die Kasse im Betrieb ein und führt das Team ein, ohne Zwischenhändler. Support gibt es rund um die Uhr.

Ehrlich dazu: Bezahlt wird über unsere eigenen JamTerminals. Vorhandene Zahlterminals anderer Anbieter unterstützen wir nicht. Wenn du ein gemietetes Terminal noch länger bezahlen musst, gehört das in deine Rechnung.

Wer von GloriaFood kommt, findet einen eigenen Ablauf unter Wechsel von GloriaFood.

Häufige Fragen

Wie lange dauert es, ein Kassensystem zu wechseln?

Die Arbeit selbst passt in zwei bis vier Wochen. Bestimmend ist meist die Kündigungsfrist des alten Vertrags, vor allem bei gemieteten Terminals. Vorbereiten kannst du alles schon vorher.

Muss ich die Daten aus dem alten Kassensystem aufbewahren?

Ja. Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind in der Schweiz zehn Jahre aufzubewahren. Exportiere Tagesabschlüsse und Umsatzdaten, bevor der Zugang zum alten System endet.

Kann ich meine bestehenden Bondrucker weiter verwenden?

Bei Jamatu, wenn es Cloud-Drucker von Epson oder Sunmi sind. Bluetooth-Drucker werden nicht unterstützt. Nenne uns die Modelle vor der Offerte, dann ist das geklärt.

Kann ich mein bisheriges Zahlterminal behalten?

Bei Jamatu nicht. Bezahlt wird über die eigenen JamTerminals, die nach sechs Monaten Nutzung kostenlos sind. Prüfe, wie lange dein bisheriger Terminalvertrag noch läuft.

Wann ist der beste Zeitpunkt für den Wechsel?

Eine ruhige Woche oder der Saisonstart. Die eigentliche Umstellung legst du auf einen Ruhetag oder einen schwachen Wochentag, damit das Team ohne Druck lernen kann.